Die wichtigsten Anforderungen an eine professionelle Vertragsverwaltung

 

Die herausragende wirtschaftliche und rechtliche Bedeutung von Verträgen für Ihr Unternehmen, Ihre Behörde oder Organisation ist unbestritten. Auch die vielfältigen Vorteile durch die Digitalisierung von Verträgen sind bekannt: Die Ausfertigung, Bearbeitung und das Auffinden von Verträgen, die Vertragsüberwachung sowie die Auswertung rechtlicher und wirtschaftlicher Kennzahlen erfolgen schneller, kostengünstiger und sicherer – bzw. sind diese durch eine professionelle Lösung erst möglich. Wir sprechen hier nicht von Excel und Access als eine „Insel-Lösung“.

Immer noch fehlt den meisten Organisationen ein abteilungs- und standortübergreifendes professionelles Vertragsmanagement

Erstaunlicherweise verfügen aber teilweise selbst große Unternehmen häufig noch nicht über die notwendige technische Ausstattung und Infrastruktur, um abteilungs- und standortübergreifend ein einfach zu bedienendes und dennoch leistungsfähiges, sowie den immer wichtiger werdenden Compliance Anforderungen gerecht werdendes Vertrags-Management und –Controlling zu realisieren. Regelmäßig kommen diverse Tools auf Basis von z.B. MS-Excel, wenig effiziente Eigenentwicklungen auf Bais von z. B. MS-Access oder ausschließlich generische Software wie etwa MS-SharePoint oder bloße Server-Laufwerke zum Einsatz. Manchmal nicht einmal das, sondern Verträge, Gesprächsprotokolle, E-Mails und andere rechtsrelevanten Informationen geraten auf lokalen Festplatten, im schlimmsten Fall auf besonders diebstahlgefährdeten Mobilgeräten wie Laptops in Vergessenheit – oder in der Versenkung. Wir beobachten sogar noch das antiquierte Führen von Vertragsarchiven in Papierakten – aus den Augen aus dem Sinn.

Warum ist der Einsatz einer Softwarelösung zur Vertragsverwaltung sinnvoll?

Je mehr Verträge Sie verwalten haben, je mehr Mitarbeiter, Abteilungen und Standorte einbezogen sind, umso höher ist das Effizienzpotential beim Einsatz einer Lösung zur Vertragsverwaltung, die immer mehr auch als Cloud-Lösung und somit selbst auf Mobilgeräten nutzbar sind.

Die Erfahrungen aus unzähligen Projekten zeigen auf, dass es häufig schon am Bewusstsein fehlt, was eine professionelle Vertragsmanagement-Lösung auf dem aktuellen technologischen Stand bereits heute zu leisten kann, um Zeit, Kosten und Risiken zu vermeiden. Überprüfen Sie an Hand der nachstehenden typischen Anforderungen an eine angemessene Vertragsverwaltung, was Ihnen eventuell noch fehlt.

Anforderungen:
  • Klare und sofortige Vertragsübersicht
  • Schnelle Auffindbarkeit und Auswertung Ihrer Verträge
  • Verlässlicher Vertragsdatenbestand
  • Überwachung von Vertragsfristen
  • Überwachung von Aufgaben
  • Wahrung der Vertraulichkeit und Datensicherheit
  • Haftungsrisiken minimieren
  • Folgekosten minimieren
  • Automatische Erinnerungen zu wesentlichen Ereignissen
  • Automatische Abrechnung und Kostenstellenberichte
  • Klare Zuweisung und Übersicht der beinhalteten Assets
  • Nutzer und Halter von Vertragsinhalten zuweisen und verwalten
  • Workflows und Prozesse automatisieren
  • Historien, Notizen und Entwicklungen sofort erkennen und managen können
  • Kommunikationsaufwand verringern
  • Zusammenarbeit verbessern

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