FelixPlan. Vertrags- und Asset-Verwaltung der neuen Generation

FelixPlan ist die modulare Antwort auf die Frage nach einer Vertragsverwaltung, welche eine Asset-Verwaltung und die kaufmännische und rechtliche Verwaltung von Verträgen in Einklang bringt. FelixPlan ist modular und rein browserbasiert. Es können weitere Module wie z. B. Billing und Mobile Device-Management (MDM) unter einer Oberfläche zusammengefasst werden. Das ist hinsichtlich der Flexibilität und der Einfachheit bahnbrechend. Entdecken Sie FelixPlan, vereinfachen Sie Ihre Prozesse und Verwaltung und vereinbaren Sie einen persönlichen Termin mit uns.

Auch Sie brauchen unsere Leistungen für Ihre professionelle Verwaltung.

Mit FelixPlan (Vertragsmanagement) werden alle betriebsrelevanten Vereinbarungen strukturiert und auswertbar zentral vorgehalten und den Fachabteilungen zur Verfügung gestellt. Laufende Verträge werden besser überwacht, Zahlungsströme lassen sich sicher steuern, Neuabschlüsse bauen auf faktenbasierten Erkenntnissen auf.

Asset-Management

Verwalten Sie zudem alle Assets zu Ihren Verträgen. Als Assets können alle physischen Produkte und ihr aktueller Standort verwaltet werden. Als Asset können z. B. Geräte, GSM-Karten, Server, Software, Firmenwagen, technisches Equipment, etc. für jeden Nutzer und Standort transparent dargestellt werden. Die automatische Zuordnung zu Verträgen, Kostenstellen und Kostenträgern ist ebenso selbstverständlich.

Vertragsmanagement

Verwalten Sie alle Vertragstypen und Formen mit FelixPlan – eine rein browserbasierte Lösung zur Verwaltung Ihrer Verträge. Behalten Sie Fristen, Ablösesummen, Vertragsverlängerungen, Aufgaben und Assets im Blick.

Kostenkontrollle

Behalten Sie Ihre laufenden Kosten im Blick. Mit FelixPlan und dem Modul Charges können Sie z. B. komplette Mobilfunkrechungen einlesen und mit Keywords und Budgets abgleichen. Privat genutzte Dienste können erkannt und automatisch ausgewiesen werden. Durch automatisch erstellte Kostenstellenberichte lassen sich große Bestände auf Knopfdruck buchhalterisch trennen und Sie sparen sich wertvolle Arbeitszeit.

Analysieren Sie Ihre Verträge

Dank der modernen Technik, die das programmierfreie Gestalten von Vertragsschemas (MLM Multi-Layer-Matrix) erlaubt, können alle denkbaren Vertragsarten einfach und von nicht IT-Spezialisten konfiguriert werden. Wissen und Vertraulichkeit der teils hochsensiblen Vertragsdokumente, können somit ohne Hinzuziehung externer Dritter auf einen der Treuepflicht unterstellten engen Mitarbeiterkreis beschränkt werden.

Risiken bei einer fehlenden Vertragsverwaltung

Das Risiko eines fehlenden oder unvollständigen Vertragsmanagements wird oft unterschätzt oder gar ignoriert. Fehleinschätzungen und Versäumnisse werden meist erst bemerkt, wenn es zu spät ist. Das kann für ein Unternehmen fatale Folgen haben. Denn werden Verträge nur sporadisch oder gar nicht überprüft, können dem Unternehmen daraus enorme finanzielle Forderungen und Belastungen erwachsen.

Detaillierte Vertragsauskunft

Historische Kosten im Überblick

Wo genau sind meine Assets

Kostenstellen Zuweisung auf Asset-Ebene

Erkennen Sie private Nutzungen

Budget-Warnungen und Kosten im Blick behalten

Warum brauche ich eine Vertragsverwaltung

 

Verträge haben für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen eine strategische Bedeutung. Das Vertragsmanagement stellt eine komplexe Aufgabe dar, in die unterschiedliche Bereiche – wie Rechtsabteilung, Einkauf, Geschäftsleitung oder Controlling – eingebunden sind. Die Bearbeitung und Ablage der einzelnen Verträge erfolgt häufig ausschließlich in der für den Vertrag zuständigen Abteilung. Kerninformationen wie Vertragsgegenstand, Laufzeiten und Kosten stehen allen Verantwortlichen somit nicht verlässlich zur Verfügung. Zusammenhänge zwischen Verträgen werden nicht oder nur eingeschränkt erkannt. Die einzelnen Abteilungen handeln oftmals auf Basis unterschiedlicher Wissensstände. Konflikte und Probleme sind somit vorprogrammiert.
FelixPlan, unsere webbasierte Lösung für Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung, erfasst sämtliche Verträge inklusive Dokumente, Informationen sowie Anlagen, Fristen, Assets, Aufgaben und Standortinventarisierung. Zusammengefasst in zentralen Vertragsakten haben Sie selbst komplexe Vertragsgenehmigungs-Workflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung sicher im Griff.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wir hatten in unserer Verwaltung jahrelang keinen Überblick über den tatsächlichen Bestand unserer Mobilfunkverträge. Einzelrechnungen und die unterschiedlichen Freigabe-Prozesse konnten bisher keine einheitliche Überwachung zulassen. Schon kurz nach der Nutzung vom “Felix” konnten wir feststellen, dass viele Teilnehmer gar nicht mehr in der aktiven Nutzung waren, Tarife seit Jahren falsch zugewiesen und die Nachlässe aus unserem Rahmenvertrag zu unseren Lasten falsch rabattiert wurden. Dank dem FelixPlan haben wir bei unserem Vertragspartner eine erhebliche Gutschrift geltend machen können und die Tarife um mehr als 21% senken können. Durch die laufende Fristenüberwachnung geht keine ungewollte Vertragsverlängerung mehr an uns vorbei.

Florian H.

Rechtsanwalt, öffenliche Verwaltung

„Unsere Vertragsverwaltung basierte bis zur Nutzung von FelixPlan auf den klassischen Anwendungen wie z. B. Outlook und Excel. Eine nachhaltige Verwaltung und ein Controlling war damit selbstverständlich nicht möglich. Wir haben lange nach einer Lösung wie den FelixPlan gesucht, da wir uns scheuten die immensen Kosten einer Client-/Server basierten Software aufzubringen. Mit dem FelixPlan haben wir nun die Lösung für uns gefunden. Keine Investitionen, keine Integration in unsere komplexe IT-Infrastruktur und die sofortige Nutzung über die Standorte hinweg waren und sind für uns die entscheidenden Argumente gewesen. Dank FelixPlan verpassen wir nun keine Fristen mehr und können jeden Vertragstyp verwalten und ganz wichtig: laufend inventarisieren.“

Hans-Werner S.

Controller, nicht öffentlich

Als Revisor weisen wir unsere Mandanten immer darauf hin, dass sie um die Einführung und den laufenden Betrieb einer professionellen Vertragsverwaltung und ein entsprechenden Controlling nicht herumkommen. In über 95% aller Beratungsprojekte finden wir keine geeignete Vertragsverwaltung bei Neu-Mandanten vor. Der FelixPlan ist eine hervorragende Lösung um schnell, effizient und nachhaltig alle relevanten Verträge zu kontrollieren und pflegen zu können. Wir stellen immer wieder fest, dass Mandanten mit der Einführung einer Vertragsverwaltung nicht nur Kosten senken, straffere Prozesse und jederzeit einen Überblick über den Vertragsbestand und die daraus resultierenen Rechte und Pflichten haben, sondern sie vermeiden darurch auch unliebsame Vertragsverlängerungen. Diese ungewollten Folgekosten verursachen häufig mehr, als ein FelixPlan in mehreren Jahren kostet. Wir können den FelixPlan besonders empfehlen. Kein Entscheider will lange Installations- und Vorbereitungsphasen. Mit dem FelixPlan kann jeder Entscheider und Verantwortliche sofort loslegen und Risiken vermeiden.

Stephan Böttger

Revisor, HSP ADVICE Unternehmensberatung GmbH & Co. KG

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CeBIT 2018 – FelixPlan fasziniert auch unseren Ministerpräsidenten Stephan Weil

Die CeBIT 2018 hat ihre Pforten geöffnet und tausende von IT-begeisterten Besuchern strömen in die Hallen der Aussteller. FelixPlan ist als innovatives Produkt ein Bestandteil des Standes vom Land Niedersachsen. Unser niedersächsischer Ministerpräsident, Stephan Weil ließ es sich auch nicht nehmen, FelixPlan mit seinen Leistungen und Funktionen unter die Lupe zu nehmen. Wir freuen uns, dass FelixPlan auch die große Politik begeistert. Nutzen und Mehrwert konnten neben der einfachen Bedienung sofort erkannt werden. Das Team um FelixPlan ist stolz auf das bisher Erreichte und fühlt sich bestärkt in seinen bisherigen Ausrichtungen und Umsetzungen. Wir danken unserem Ministerpräsidenten Stephan Weil für das tolle Feedback.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch. Lassen Sie sich FelixPlan live vorführen und sein auch Sie begeistert.

Die wichtigsten Anforderungen an eine professionelle Vertragsverwaltung

Die wichtigsten Anforderungen an eine professionelle Vertragsverwaltung

 

Die herausragende wirtschaftliche und rechtliche Bedeutung von Verträgen für Ihr Unternehmen, Ihre Behörde oder Organisation ist unbestritten. Auch die vielfältigen Vorteile durch die Digitalisierung von Verträgen sind bekannt: Die Ausfertigung, Bearbeitung und das Auffinden von Verträgen, die Vertragsüberwachung sowie die Auswertung rechtlicher und wirtschaftlicher Kennzahlen erfolgen schneller, kostengünstiger und sicherer – bzw. sind diese durch eine professionelle Lösung erst möglich. Wir sprechen hier nicht von Excel und Access als eine „Insel-Lösung“.

Immer noch fehlt den meisten Organisationen ein abteilungs- und standortübergreifendes professionelles Vertragsmanagement

Erstaunlicherweise verfügen aber teilweise selbst große Unternehmen häufig noch nicht über die notwendige technische Ausstattung und Infrastruktur, um abteilungs- und standortübergreifend ein einfach zu bedienendes und dennoch leistungsfähiges, sowie den immer wichtiger werdenden Compliance Anforderungen gerecht werdendes Vertrags-Management und –Controlling zu realisieren. Regelmäßig kommen diverse Tools auf Basis von z.B. MS-Excel, wenig effiziente Eigenentwicklungen auf Bais von z. B. MS-Access oder ausschließlich generische Software wie etwa MS-SharePoint oder bloße Server-Laufwerke zum Einsatz. Manchmal nicht einmal das, sondern Verträge, Gesprächsprotokolle, E-Mails und andere rechtsrelevanten Informationen geraten auf lokalen Festplatten, im schlimmsten Fall auf besonders diebstahlgefährdeten Mobilgeräten wie Laptops in Vergessenheit – oder in der Versenkung. Wir beobachten sogar noch das antiquierte Führen von Vertragsarchiven in Papierakten – aus den Augen aus dem Sinn.

Warum ist der Einsatz einer Softwarelösung zur Vertragsverwaltung sinnvoll?

Je mehr Verträge Sie verwalten haben, je mehr Mitarbeiter, Abteilungen und Standorte einbezogen sind, umso höher ist das Effizienzpotential beim Einsatz einer Lösung zur Vertragsverwaltung, die immer mehr auch als Cloud-Lösung und somit selbst auf Mobilgeräten nutzbar sind.

Die Erfahrungen aus unzähligen Projekten zeigen auf, dass es häufig schon am Bewusstsein fehlt, was eine professionelle Vertragsmanagement-Lösung auf dem aktuellen technologischen Stand bereits heute zu leisten kann, um Zeit, Kosten und Risiken zu vermeiden. Überprüfen Sie an Hand der nachstehenden typischen Anforderungen an eine angemessene Vertragsverwaltung, was Ihnen eventuell noch fehlt.

Anforderungen:
  • Klare und sofortige Vertragsübersicht
  • Schnelle Auffindbarkeit und Auswertung Ihrer Verträge
  • Verlässlicher Vertragsdatenbestand
  • Überwachung von Vertragsfristen
  • Überwachung von Aufgaben
  • Wahrung der Vertraulichkeit und Datensicherheit
  • Haftungsrisiken minimieren
  • Folgekosten minimieren
  • Automatische Erinnerungen zu wesentlichen Ereignissen
  • Automatische Abrechnung und Kostenstellenberichte
  • Klare Zuweisung und Übersicht der beinhalteten Assets
  • Nutzer und Halter von Vertragsinhalten zuweisen und verwalten
  • Workflows und Prozesse automatisieren
  • Historien, Notizen und Entwicklungen sofort erkennen und managen können
  • Kommunikationsaufwand verringern
  • Zusammenarbeit verbessern

Sie wollen Ihre Verträge effizienter managen? Vereinbaren Sie jetzt eine Online-Präsentation und lernen Sie unser Informations- und Vertragsmanagement FelixPlan kennen und lieben.

FelixPlan auf der CeBIT 2018

Wir sind auf der CeBIT 2018 in Hannover! (12.06.-15.06.2018)

Wir freuen uns sehr auf Ihren Besuch und informative Gespräche. Für leibliches Wohl ist gesorgt.

CeBIT 2018 – FelixPlan begeistert die große Politik

Die CeBIT 2018 hat ihre Pforten geöffnet und tausende von IT-begeisterten Besuchern strömen in die Hallen der Aussteller. FelixPlan ist als innovatives Produkt ein Bestandteil des Standes vom Land Niedersachsen. Unser niedersächsischer Minister für Inneres und Sport, Boris Pistorius ließ es sich nicht nehmen, FelixPlan mit seinen Leistungen und Funktionen unter die Lupe zu nehmen. Es ist schön zu sehen, wie FelixPlan auch die große Politik begeistern kann. Nutzen und Mehrwert konnten neben der einfachen Bedienung sofort erkannt werden. Das Team um FelixPlan ist stolz auf das bisher Erreichte und fühlt sich bestärkt in seinen bisherigen Ausrichtungen und Umsetzungen. Wir danken unserem Innenminister Boris Pistorius für das tolle Feedback.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch. Lassen Sie sich FelixPlan live vorführen und sein auch Sie begeistert.

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